Zeiterfassung digital: Pflicht und Kür – Der Entscheidungs-Guide für KMU

Seit dem Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Mai 2019 und der anschließenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist das mehr als eine lästige Pflicht – es ist der Anlass, veraltete Zettelwirtschaft durch eine digitale Zeiterfassung zu ersetzen und gleichzeitig interne Prozesse zu modernisieren.

Doch die Auswahl ist groß: Terminalgeräte, Browser-Lösungen, mobile Apps, Excel-Vorlagen – was passt zu welchem Unternehmen? Dieser Guide ordnet die rechtlichen Anforderungen ein, vergleicht die wichtigsten Methoden und Software-Lösungen und zeigt, worauf Sie bei Einführung und Datenschutz achten müssen.

Inhaltsverzeichnis

• Rechtliche Pflicht: EuGH-Urteil und deutsche Umsetzung
• Methoden der digitalen Zeiterfassung
• Mobile Zeiterfassung: Außendienst und Remote Work
• Projektzeiten erfassen: Mehr als Kommen und Gehen
• Integration in die Lohnabrechnung
• Datenschutz bei der Zeiterfassung
• Software-Vergleich: Zeiterfassungs-Lösungen für KMU
• Checkliste: Digitale Zeiterfassung einführen
• Praxisbeispiel: Einführung bei einem Handwerksbetrieb
• Zusammenfassung und nächste Schritte
• FAQ

Rechtliche Pflicht: EuGH-Urteil und deutsche Umsetzung {#rechtliche-pflicht}

Was der EuGH entschieden hat

Im Mai 2019 urteilte der EuGH (Rechtssache C-55/18), dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System" zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Gericht begründete seine Entscheidung mit dem Grundrecht der Arbeitnehmer auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten.

Die BAG-Entscheidung von 2022

Am 13. September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht (BAG, Beschluss 1 ABR 22/21) klar, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland bereits gilt – abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG). Das bedeutet: Arbeitgeber müssen nicht erst auf ein neues Gesetz warten, sondern sind jetzt schon in der Pflicht.

Was das konkret für Ihr Unternehmen bedeutet

Die Kernpflichten lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen erfasst werden
• Die Erfassung muss alle Beschäftigten umfassen – auch Teilzeitkräfte und Minijobber
• Das System muss objektiv und verlässlich sein (handschriftliche Zettel ohne Kontrolle genügen nicht)
• Es gibt keine explizite Pflicht zur elektronischen Erfassung – jedoch ist ein digitales System der einfachste Weg, die Anforderungen zu erfüllen
• Überstunden und Pausenzeiten müssen nachvollziehbar dokumentiert werden

Praxistipp: Auch wenn der Gesetzgeber bislang kein konkretes Bußgeld für fehlende Zeiterfassung definiert hat, kann das Fehlen eines Systems bei Arbeitsschutzkontrollen, Betriebsprüfungen oder arbeitsgerichtlichen Streitigkeiten zu erheblichen Nachteilen führen. Handeln Sie daher proaktiv.

Vertrauensarbeitszeit – ist das noch möglich?

Ja, aber mit Einschränkungen. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Arbeitgeber nicht kontrollieren, wann Mitarbeitende arbeiten. Die Pflicht zur Erfassung bleibt dennoch bestehen. In der Praxis heißt das: Beschäftigte können ihre Zeiten selbst eintragen, der Arbeitgeber muss aber ein System bereitstellen und sicherstellen, dass die Erfassung tatsächlich erfolgt.

Methoden der digitalen Zeiterfassung {#methoden-der-digitalen-zeiterfassung}

Die Wahl der richtigen Methode hängt von Ihrer Unternehmensstruktur, der Branche und dem Budget ab. Hier sind die gängigsten Varianten im Überblick.

Stationäres Terminal

Das klassische Zeiterfassungsterminal steht am Eingang oder an zentralen Stellen im Betrieb. Beschäftigte stempeln per Chipkarte, Transponder oder Fingerabdruck ein und aus.

Vorteile:

• Hohe Manipulationssicherheit
• Einfache Bedienung ohne Schulungsaufwand
• Keine privaten Geräte notwendig
• Bewährt in Produktions- und Handwerksbetrieben

Nachteile:

• Anschaffungskosten für Hardware (500–2.000 Euro pro Gerät)
• Nicht geeignet für Außendienst oder Homeoffice
• Wartungsaufwand für Hardware

Browser-basierte Lösung (Web-Stempeluhr)

Mitarbeitende loggen sich über den Browser an ihrem Arbeitsplatz-PC ein und starten bzw. stoppen die Zeiterfassung mit einem Klick.

Vorteile:

• Keine Hardware-Anschaffung
• Sofort einsatzbereit
• Ortsunabhängig nutzbar
• Häufig mit Projektzeit-Funktionen kombiniert

Nachteile:

• Setzt internetfähigen Arbeitsplatz voraus
• Manipulationsrisiko höher als bei Terminals
• Disziplin der Mitarbeitenden erforderlich

Mobile App

Smartphone-Apps ermöglichen das Stempeln von unterwegs – per Fingertipp, GPS-Standort oder QR-Code am Einsatzort.

Vorteile:

• Ideal für Außendienst, Baustellen, Pflegedienste
• GPS-basierte Standortverifizierung möglich
• Oft mit Projektzeit- und Fahrtenbuch-Funktionen
• Echtzeit-Übersicht für die Personalabteilung

Nachteile:

• Datenschutzrechtliche Anforderungen (GPS-Tracking)
• Abhängig von Smartphone und Mobilfunkempfang
• Klare Regelung nötig, wenn private Geräte genutzt werden (BYOD)

Excel und manuelle Lösungen

Manche Unternehmen setzen nach wie vor auf Excel-Tabellen oder PDF-Vorlagen, in die Mitarbeitende ihre Zeiten eintragen.

Vorteile:

• Keine zusätzlichen Kosten
• Schnell eingeführt

Nachteile:

• Fehleranfällig und leicht manipulierbar
• Kein automatischer Abgleich mit Soll-Zeiten
• Keine Integration in andere Systeme
• Fragwürdig, ob dies als „verlässliches System" im Sinne der Rechtsprechung ausreicht

Praxistipp: Für Unternehmen ab zehn Mitarbeitenden lohnt sich der Umstieg auf eine dedizierte Zeiterfassungslösung fast immer. Die Zeitersparnis bei Auswertung und Lohnvorbereitung amortisiert die Kosten oft innerhalb weniger Monate.

Mobile Zeiterfassung: Außendienst und Remote Work {#mobile-zeiterfassung}

Die mobile Zeiterfassung ist einer der am schnellsten wachsenden Bereiche in der HR-Software. Das liegt an veränderten Arbeitsmodellen: Homeoffice, hybrides Arbeiten, Außendienst und Projektarbeit bei Kunden vor Ort gehören in vielen KMU zum Alltag.

Typische Einsatzszenarien

• Handwerk und Bau: Monteure erfassen ihre Zeiten direkt auf der Baustelle und ordnen sie dem jeweiligen Projekt oder Kunden zu
• Pflegedienste: Pflegekräfte stempeln beim Patienten ein und aus, die Einsatzleitung sieht die Zeiten in Echtzeit
• Vertrieb und Beratung: Außendienstmitarbeitende dokumentieren Kundenbesuche inklusive Fahrtzeiten
• IT und Agenturen: Remote-Teams tracken ihre Arbeitszeiten unabhängig vom Standort

Worauf Sie bei der mobilen Zeiterfassung achten sollten

Offline-Fähigkeit: Auf Baustellen oder in ländlichen Gebieten gibt es nicht immer stabilen Mobilfunkempfang. Die App sollte Zeiten lokal speichern und bei Verbindung automatisch synchronisieren.

GPS und Geofencing: Manche Lösungen bieten standortbasiertes Stempeln an – die App erkennt, wenn ein Mitarbeitender den Einsatzort betritt oder verlässt. Das ist praktisch, erfordert aber eine klare Datenschutzregelung und die Einwilligung der Beschäftigten.

Plattformunabhängigkeit: Die App sollte sowohl auf iOS als auch auf Android laufen. Prüfen Sie, ob auch eine Web-Version als Fallback existiert.

Projektbezug: Wenn Ihre Mitarbeitenden für verschiedene Kunden oder Projekte arbeiten, sollte die App eine einfache Zuordnung der Zeiten ermöglichen – idealerweise mit vorgefertigten Projekt- und Tätigkeitslisten.

Praxistipp: Binden Sie Ihren Betriebsrat frühzeitig ein, wenn Sie eine mobile Zeiterfassung mit GPS-Funktion einführen. Standortdaten sind personenbezogene Daten, und die Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen.

Projektzeiten erfassen: Mehr als Kommen und Gehen {#projektzeiten-erfassen}

Für viele KMU reicht es nicht, nur die An- und Abwesenheit zu dokumentieren. Gerade in projektbasierten Branchen – IT-Dienstleister, Agenturen, Ingenieurbüros, Handwerksbetriebe – ist die Zuordnung von Arbeitszeiten zu konkreten Projekten, Kunden oder Kostenstellen entscheidend.

Warum Projektzeiten erfassen?

• Kalkulation und Angebote verbessern: Wer weiß, wie viel Zeit ein Projekttyp tatsächlich kostet, kalkuliert künftige Aufträge realistischer
• Nachkalkulation ermöglichen: Vergleich von geplanten und tatsächlichen Stunden pro Projekt
• Kundenabrechnung vereinfachen: Bei Abrechnung nach Aufwand liefern die erfassten Zeiten die Grundlage für Rechnungen
• Ressourcenplanung stärken: Übersicht, welche Mitarbeitenden wie stark ausgelastet sind

Funktionen einer guten Projektzeiterfassung

• Zuweisung von Zeiten zu Projekten, Teilprojekten und Tätigkeiten
• Timer-Funktion zum Live-Tracking
• Manuelle Nacherfassung für vergessene Einträge
• Soll-Ist-Vergleich auf Projektebene
• Export-Funktion für die Rechnungsstellung
• Berichts- und Auswertungsfunktionen mit Filtermöglichkeiten

Abgrenzung: Anwesenheit vs. Projektzeit

Nicht alle Arbeitsstunden lassen sich einem Projekt zuordnen – interne Meetings, Weiterbildung, administrative Aufgaben gehören ebenfalls zur Arbeitszeit. Eine gute Lösung bietet daher sowohl die gesetzlich geforderte Anwesenheitserfassung als auch eine optionale Projektzuordnung.

Integration in die Lohnabrechnung {#integration-lohnabrechnung}

Einer der größten Effizienzgewinne einer digitalen Zeiterfassung liegt in der automatisierten Übernahme der Daten in die Lohnabrechnung. Manuelles Übertragen von Stundenzetteln in die Abrechnungssoftware ist zeitraubend und fehleranfällig.

Typische Integrationswege

Direkte Schnittstelle: Manche Zeiterfassungs-Lösungen bieten native Integrationen mit gängigen Lohnabrechnungssystemen wie DATEV, Lexware, Sage oder ADDISON. Die erfassten Zeiten fließen automatisch oder per Knopfdruck in die Abrechnung.

Export/Import: Wenn keine direkte Schnittstelle existiert, können die Daten in der Regel als CSV- oder Excel-Datei exportiert und in die Abrechnungssoftware importiert werden.

Steuerberater-Zugang: Einige Anbieter ermöglichen es, dem Steuerberater einen eigenen Zugang einzurichten, sodass dieser die aufbereiteten Zeitdaten direkt übernehmen kann.

Welche Daten fließen in die Abrechnung?

• Reguläre Arbeitsstunden pro Mitarbeitenden
• Überstunden und Zuschläge (Nacht, Wochenende, Feiertag)
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub)
• Pausen und Ruhezeiten
• Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaft

Praxistipp: Klären Sie vor der Auswahl einer Zeiterfassungslösung mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Lohnbuchhaltung, welches Datenformat benötigt wird. Eine DATEV-Schnittstelle ist in Deutschland der Quasi-Standard – wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet, spart Ihnen eine direkte Integration erheblichen Aufwand.

Datenschutz bei der Zeiterfassung {#datenschutz-bei-der-zeiterfassung}

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Unternehmen müssen daher bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten.

Die wichtigsten Datenschutz-Grundsätze

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten ist in der Regel durch § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO gedeckt – also durch die Erfüllung des Arbeitsvertrags und gesetzlicher Pflichten. Eine separate Einwilligung der Mitarbeitenden ist für die reine Zeiterfassung daher grundsätzlich nicht erforderlich.

Zweckbindung: Die erfassten Daten dürfen nur für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden – also Arbeitszeitdokumentation, Lohnabrechnung und Arbeitsschutz. Eine Nutzung zur Leistungsüberwachung einzelner Mitarbeitender ohne sachlichen Grund ist unzulässig.

Datensparsamkeit: Erfassen Sie nur die Daten, die Sie tatsächlich benötigen. Wenn GPS-Tracking nicht erforderlich ist, verzichten Sie darauf. Wenn minutengenaue Erfassung nicht notwendig ist, reicht eine auf Viertelstunden gerundete Variante.

Aufbewahrungsfristen: Arbeitszeitnachweise müssen gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Danach sollten die Daten gelöscht oder anonymisiert werden, sofern keine anderen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Technische und organisatorische Maßnahmen: Der Zugriff auf Arbeitszeitdaten muss auf die Personen beschränkt sein, die diese für ihre Arbeit benötigen – typischerweise Personalabteilung und direkte Vorgesetzte. Verschlüsselte Übertragung und Speicherung sind Pflicht.

Besonderheiten bei Cloud-Lösungen

Wenn Sie eine Cloud-basierte Zeiterfassung nutzen, müssen Sie sicherstellen, dass der Anbieter die Daten auf Servern innerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet. Prüfen Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) des Anbieters und stellen Sie sicher, dass er die Anforderungen der DSGVO erfüllt.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Sofern ein Betriebsrat existiert, hat dieser bei der Einführung und Ausgestaltung eines Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Schließen Sie frühzeitig eine Betriebsvereinbarung ab, die den Umgang mit den Zeitdaten regelt.

Software-Vergleich: Zeiterfassungs-Lösungen für KMU {#software-vergleich}

Der Markt für Zeiterfassungssoftware ist vielfältig. Die folgende Tabelle vergleicht sechs etablierte Lösungen, die für KMU besonders relevant sind.

Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Clockodo eignet sich besonders für Dienstleister, Agenturen und IT-Unternehmen, die projektbezogen arbeiten und detaillierte Auswertungen nach Kunden und Projekten benötigen.

Personio ist die richtige Wahl, wenn Sie eine umfassende HR-Plattform suchen, die neben der Zeiterfassung auch Recruiting, Personalverwaltung und Lohnabrechnung abdeckt.

DATEV Arbeitsplatz lohnt sich, wenn Ihr Steuerberater bereits mit DATEV arbeitet und eine nahtlose Datenübergabe ohne Medienbruch Priorität hat.

Papershift punktet bei Unternehmen mit Schichtbetrieb – Gastronomie, Einzelhandel, Pflege –, die Dienstplanung und Zeiterfassung in einem Tool benötigen.

ZEP ist stark bei projektbasierter Zeiterfassung mit integrierten Reisekosten- und Belegfunktionen – ideal für Beratungs- und Ingenieurbüros.

TimeTac bietet eine breite Palette an Hardware-Integrationen (Terminals, Transponder) und eignet sich für Unternehmen, die eine Kombination aus stationärer und mobiler Erfassung benötigen.

Praxistipp: Nutzen Sie die kostenlosen Testphasen der Anbieter (meist 14 bis 30 Tage), bevor Sie sich festlegen. Testen Sie dabei mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, um die Akzeptanz frühzeitig zu prüfen.

Checkliste: Digitale Zeiterfassung einführen {#checkliste}

Bevor Sie eine Lösung auswählen und einführen, sollten Sie die folgenden Punkte systematisch abarbeiten:

Vorbereitung

• Rechtliche Anforderungen prüfen: Welche Pflichten gelten für Ihr Unternehmen?
• Betriebsrat informieren und einbeziehen (falls vorhanden)
• Anforderungen definieren: Welche Funktionen brauchen Sie tatsächlich?
• Bestandsaufnahme: Wie wird aktuell erfasst und was funktioniert nicht?
• Budget festlegen: Einmalige und laufende Kosten kalkulieren

Anforderungen klären

• Anzahl der Mitarbeitenden und Standorte
• Erfassungsmethode: Terminal, App, Browser oder Kombination?
• Projektzeiten: Müssen Zeiten Projekten oder Kostenstellen zugeordnet werden?
• Schichtplanung: Arbeiten Sie im Schichtbetrieb?
• Mobile Erfassung: Gibt es Außendienst, Homeoffice oder Baustelleneinsätze?
• Integration: Welche Systeme (Lohnabrechnung, ERP, HR) müssen angebunden werden?

Auswahl und Einführung

• Mindestens drei Anbieter vergleichen und Testphasen nutzen
• Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen (bei GPS-Tracking oder biometrischen Daten)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter prüfen und abschließen
• Betriebsvereinbarung erstellen (falls Betriebsrat vorhanden)
• Pilotgruppe festlegen und Testphase durchführen
• Schulung für alle Mitarbeitenden planen
• Kommunikation: Transparente Information an die Belegschaft über Zweck und Umfang

Nach der Einführung

• Feedback nach 4–6 Wochen einholen und Prozesse anpassen
• Regelmäßige Auswertungen nutzen, um Arbeitszeitmodelle zu optimieren
• Löschfristen für Arbeitszeitdaten definieren und automatisieren

Praxisbeispiel: Einführung bei einem Handwerksbetrieb {#praxisbeispiel}

Ausgangslage: Die Firma Elektro Bergmann GmbH beschäftigt 28 Mitarbeitende – 6 im Büro, 18 Monteure im Außendienst und 4 Auszubildende. Bisher wurden Arbeitszeiten auf Wochenstundenzetteln aus Papier erfasst. Die Zettel wurden freitags eingesammelt, von der Büroleiterin in eine Excel-Tabelle übertragen und am Monatsende an den Steuerberater geschickt.

Probleme:

• Monteure vergaßen regelmäßig, ihre Zettel abzugeben
• Die Excel-Übertragung dauerte jede Woche rund vier Stunden
• Fehler bei der Übertragung führten zu falschen Lohnabrechnungen
• Eine Zuordnung der Stunden zu Kundenprojekten war nur grob möglich
• Bei arbeitsrechtlichen Fragen fehlte eine belastbare Dokumentation

Lösung: Nach einem vierwöchigen Vergleich entschied sich das Unternehmen für eine Cloud-Lösung mit mobiler App. Die Monteure erfassen ihre Zeiten per Smartphone-App direkt auf der Baustelle und ordnen sie dem jeweiligen Kundenauftrag zu. Die Büromitarbeitenden nutzen die Browser-Version. Eine DATEV-Schnittstelle überträgt die Daten automatisch an den Steuerberater.

Ergebnis nach sechs Monaten:

• Wöchentlicher Zeitaufwand für die Zeiterfassung in der Verwaltung: von 4 Stunden auf 30 Minuten reduziert
• Fehlerquote bei der Lohnabrechnung: von durchschnittlich 3–4 Korrekturen pro Monat auf nahezu null gesunken
• Nachkalkulation der Kundenprojekte erstmals möglich – Ergebnis: Zwei Auftragstypen waren dauerhaft unterkalkuliert
• Mitarbeiterakzeptanz: Nach anfänglicher Skepsis bewerteten 24 von 28 Mitarbeitenden das System nach drei Monaten als „gut" oder „sehr gut"

Investition: Monatliche Kosten von rund 280 Euro (28 Mitarbeitende x 10 Euro), zuzüglich einmalig ca. 1.500 Euro für Einrichtung und Schulung. Der Steuerberater berechnet seit der Umstellung weniger für die Lohnbuchhaltung – eine Ersparnis von ca. 150 Euro pro Monat.

Zusammenfassung und nächste Schritte {#zusammenfassung}

Die digitale Zeiterfassung ist für Unternehmen in Deutschland keine optionale Spielerei mehr, sondern eine rechtliche Notwendigkeit. Gleichzeitig bietet sie die Chance, Verwaltungsprozesse zu beschleunigen, die Lohnabrechnung zu vereinfachen und bei projektbasierten Unternehmen die Kalkulation deutlich zu verbessern.

Die drei wichtigsten Erkenntnisse:

1. Die Pflicht gilt jetzt. Sie müssen nicht auf ein neues Gesetz warten – das BAG hat die Erfassungspflicht bereits bestätigt. Handeln Sie, bevor Probleme bei Prüfungen oder Streitigkeiten auftreten.
2. Die richtige Methode hängt von Ihrer Struktur ab. Ein Handwerksbetrieb braucht mobile Erfassung, ein Büro-Unternehmen eine Browser-Lösung, ein Schichtbetrieb einen integrierten Dienstplaner.
3. Datenschutz und Mitbestimmung sind kein Hindernis, sondern Qualitätskriterium. Wer diese Aspekte von Anfang an berücksichtigt, schafft Akzeptanz und vermeidet spätere Konflikte.

Ihre nächsten Schritte:

Wenn Sie Ihre Zeiterfassung digitalisieren möchten, starten Sie mit dem Smartkanal Tool-Check für Clockodo, um eine der führenden Lösungen für projektbasierte Zeiterfassung im Detail kennenzulernen. Für eine breitere Orientierung finden Sie in unserer HR-Software-Kategorie weitere Vergleiche und Entscheidungshilfen.

FAQ {#faq}

Ist die digitale Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?

Eine explizit digitale Erfassung ist nicht vorgeschrieben. Das BAG verlangt jedoch ein „objektives, verlässliches und zugängliches" System. Rein theoretisch kann das auch ein sorgfältig geführtes Papiersystem sein. In der Praxis ist eine digitale Lösung jedoch die sicherste und effizienteste Methode, um die Anforderungen zu erfüllen – insbesondere bei mehr als zehn Mitarbeitenden.

Was kostet eine digitale Zeiterfassung für ein KMU?

Cloud-basierte Lösungen kosten in der Regel zwischen 4 und 12 Euro pro Mitarbeitenden und Monat. Für ein Unternehmen mit 25 Beschäftigten bedeutet das monatliche Kosten von 100 bis 300 Euro. Hinzu kommen einmalige Einrichtungskosten und gegebenenfalls Hardware-Kosten für Terminals. Viele Anbieter bieten vergünstigte Jahresabonnements an.

Dürfen Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst erfassen?

Ja. Die Pflicht zur Einrichtung eines Zeiterfassungssystems liegt beim Arbeitgeber, die tatsächliche Erfassung kann an die Beschäftigten delegiert werden. Der Arbeitgeber muss jedoch sicherstellen, dass die Erfassung tatsächlich und korrekt erfolgt. Stichprobenhafte Kontrollen und automatisierte Plausibilitätsprüfungen der Software helfen dabei.

Wie verhält sich die Zeiterfassung zum Homeoffice?

Die Erfassungspflicht gilt unabhängig vom Arbeitsort – auch im Homeoffice müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden. Browser-basierte Lösungen und mobile Apps sind hier die naheliegenden Methoden. Beachten Sie: Auch im Homeoffice gelten die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zu Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten.

Welche Daten darf der Arbeitgeber bei der Zeiterfassung erheben?

Erlaubt ist die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie der Pausen. GPS-Standortdaten dürfen nur erhoben werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht und die Beschäftigten informiert wurden. Eine dauerhafte Bewegungsverfolgung ist unzulässig. Biometrische Daten (Fingerabdruck) unterliegen besonders strengen Anforderungen nach Art. 9 DSGVO und erfordern in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung.