Xentral: Das Startup-ERP

Quick-Info

Kurzfazit

Xentral hat sich als Lean-ERP für wachstumsstarke E-Commerce-Unternehmen und D2C-Startups einen Namen gemacht. Die Stärken liegen klar in der Auftragsabwicklung, im Fulfillment und bei Automatisierungen. Wer ein vollwertiges ERP mit tiefgehender Buchhaltung oder komplexer Produktionsplanung sucht, stösst jedoch schnell an Grenzen. Für den aufgerufenen Preis fällt der Funktionsumfang in einigen Bereichen dünner aus als erwartet. Unterm Strich ein solides Tool für eine klar definierte Zielgruppe -- aber kein Alleskönner.

Über Xentral

Xentral wurde 2017 im bayerischen Augsburg gegründet und hat sich innerhalb weniger Jahre von einem Nischenprodukt zu einem der bekanntesten ERP-Systeme der deutschen Startup-Szene entwickelt. Mehrere Finanzierungsrunden mit namhaften Venture-Capital-Gebern -- darunter Sequoia Capital und Visionaries Club -- haben das rasante Wachstum ermöglicht. Das Unternehmen positioniert sich bewusst als "Business Operations Platform" und spricht gezielt Gründer, D2C-Marken und schnell skalierende E-Commerce-Unternehmen an.

Der Fokus liegt auf schlanken Prozessen: Aufträge automatisiert abwickeln, Lagerbestände in Echtzeit verwalten und Versandprozesse effizient steuern. Xentral hat sich damit vor allem in der deutschsprachigen D2C- und E-Commerce-Community eine treue Nutzerbasis aufgebaut. Mit dem schnellen Wachstum gingen allerdings auch Herausforderungen einher -- insbesondere beim Support und bei der Stabilität einzelner Funktionen.

Funktionsumfang im Detail

Kernfunktionen

Warenwirtschaft: Xentral bildet den klassischen Warenwirtschaftskreislauf ab -- von der Artikelverwaltung über Bestandsführung bis hin zu Inventur und Chargenmanagement. Die Artikelstammdaten lassen sich flexibel anlegen und mit Varianten, Stücklisten sowie Lieferanteninformationen verknüpfen.

Auftragsabwicklung: Vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis zur Rechnung deckt Xentral den gesamten Order-to-Cash-Prozess ab. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, Aufträge aus verschiedenen Vertriebskanälen zentral zusammenzuführen und automatisiert zu verarbeiten.

Fulfillment & Versand: Hier spielt Xentral seine grösste Stärke aus. Pick-, Pack- und Versandprozesse lassen sich detailliert konfigurieren. Anbindungen an DHL, DPD, GLS, UPS und weitere Versanddienstleister sind nativ integriert. Versandlabels werden direkt aus dem System erstellt, Tracking-Nummern automatisch an Kunden übermittelt.

Lagerverwaltung: Lagerplätze, Chaotische Lagerhaltung und Multi-Warehouse-Szenarien werden unterstützt. Für kleinere bis mittlere Lager ist der Funktionsumfang ausreichend. Unternehmen mit komplexer Lagerlogistik werden jedoch möglicherweise ein dediziertes WMS vermissen.

Einkauf: Bestellvorschläge, Lieferantenmanagement und Bestellprozesse sind abgebildet. Die automatische Nachbestellung auf Basis von Meldebeständen funktioniert zuverlässig und spart im Tagesgeschäft spürbar Zeit.

Buchhaltung: Xentral bietet grundlegende Buchhaltungsfunktionen wie Rechnungsstellung, Gutschriften, Mahnwesen und eine DATEV-Schnittstelle. Eine vollständige Finanzbuchhaltung ersetzt es allerdings nicht. Die meisten Anwender nutzen Xentral in Kombination mit einem Steuerberater und DATEV oder einer dedizierten Buchhaltungssoftware.

Produktion: Stücklisten und einfache Fertigungsaufträge lassen sich abbilden. Für Unternehmen mit eigener Fertigung in kleinerem Umfang ist das ausreichend. Komplexe Produktionsplanung mit Maschinenkapazitäten und mehrstufigen Arbeitsplänen wird jedoch nicht abgedeckt.

Automatisierungen: Ein zentrales Verkaufsargument von Xentral. Workflows lassen sich über ein visuelles Interface konfigurieren, um wiederkehrende Prozesse zu automatisieren -- etwa die automatische Auftragsfreigabe, Statusänderungen oder Benachrichtigungen. Gerade für wachsende Unternehmen, die manuelle Prozesse eliminieren wollen, ist das ein echter Mehrwert.

Zusatzfunktionen

• CRM: Basisfunktionen zur Kontaktverwaltung und Kundenhistorie. Kein Ersatz für ein dediziertes CRM-System, aber für einfache Anforderungen ausreichend.
• Reporting & Dashboards: Umsatzauswertungen, Lagerberichte und Kennzahlen sind verfügbar. Die Analysefunktionen sind funktional, aber nicht so tiefgehend wie bei spezialisierten BI-Tools.
• Projekte & Zeiterfassung: Grundlegende Projektverwaltung ist vorhanden, spielt aber eine untergeordnete Rolle im Gesamtsystem.

Benutzerfreundlichkeit

Als Cloud-Lösung ist Xentral von jedem Browser aus erreichbar -- Installation oder lokaler Server entfallen. Die Benutzeroberfläche wirkt modern und aufgeräumt, orientiert sich in der Navigation aber an klassischen ERP-Strukturen. Das bedeutet: Es gibt viele Menüpunkte, Unterseiten und Einstellungsmöglichkeiten.

Für Nutzer ohne ERP-Erfahrung ist die Lernkurve spürbar. Die Ersteinrichtung -- Artikelstammdaten, Lager, Versandoptionen, Schnittstellen -- erfordert Zeit und Einarbeitung. Xentral bietet dafür eine Wissensdatenbank und Onboarding-Materialien, die den Einstieg erleichtern. Wer aus der E-Commerce-Welt kommt und bereits mit Shopify oder WooCommerce gearbeitet hat, wird sich schneller zurechtfinden als klassische Industrieunternehmen.

Tipp: Planen Sie für die Ersteinrichtung mindestens zwei bis vier Wochen ein. Gerade die korrekte Konfiguration von Automatisierungen und Versandprozessen erfordert sorgfältige Vorbereitung.

Integrationen

Die Anbindung an externe Systeme gehört zu den Kernstärken von Xentral. Folgende Integrationen sind nativ verfügbar oder über Schnittstellen abbildbar:

Die REST-API ermöglicht darüber hinaus individuelle Anbindungen. Für Unternehmen mit Entwickler-Ressourcen eröffnet das zusätzliche Möglichkeiten. Die Qualität der einzelnen Integrationen variiert allerdings -- manche Schnittstellen (insbesondere Shopify) sind ausgereift, andere wirken noch ausbaufähig.

Preise & Tarife

Xentral setzt auf ein Abo-Modell mit monatlicher Abrechnung. Die genaue Preisstruktur hat sich in der Vergangenheit mehrfach geändert, was bei einigen Bestandskunden für Unmut gesorgt hat. Stand Januar 2024 gelten folgende Richtwerte:

Zusätzlich können Kosten für Onboarding, zusätzliche Benutzer und einzelne Module anfallen. Unternehmen sollten vor Vertragsabschluss genau prüfen, welche Funktionen im gewählten Tarif enthalten sind -- und welche nur gegen Aufpreis verfügbar werden.

Hinweis: Die 14-tägige Testphase ist kostenlos und unverbindlich. Sie reicht aus, um einen ersten Eindruck zu gewinnen, ist aber für eine vollständige Evaluation mit Echtdaten knapp bemessen.

Support & Service

Xentral bietet Support per E-Mail und Ticketsystem. Im Business-Tarif ist zusätzlich telefonischer Support verfügbar. Das Unternehmen stellt ausserdem eine umfangreiche Wissensdatenbank, Video-Tutorials und ein Community-Forum bereit.

Die Support-Qualität wird von Nutzern unterschiedlich bewertet. Während das schnelle Wachstum der letzten Jahre viele neue Kunden gebracht hat, konnte der Support nicht immer im gleichen Tempo mitwachsen. Antwortzeiten von mehreren Tagen und wechselnde Ansprechpartner werden in Erfahrungsberichten wiederholt kritisiert. Fairerweise sei gesagt, dass Xentral hier nachgebessert hat -- die Tendenz zeigt nach oben, aber es besteht weiterhin Verbesserungspotenzial.

Stärken & Schwächen

Stärken

• ✅ Starkes Fulfillment: Pick, Pack & Ship-Prozesse gehören zum Besten, was der Markt im KMU-Segment bietet.
• ✅ Automatisierungen: Visuelle Workflow-Engine spart im Tagesgeschäft erheblich Zeit und reduziert Fehler.
• ✅ E-Commerce-Integrationen: Nahtlose Anbindung an Shopify, Amazon und weitere Marktplätze.
• ✅ Cloud-native: Kein lokaler Server nötig, schnelle Bereitstellung, regelmässige Updates.
• ✅ Skalierbarkeit: Wächst mit dem Unternehmen mit -- vom Startup bis zum Scale-up.

Schwächen

• ❌ Buchhaltung nur rudimentär: Für eine vollständige Finanzbuchhaltung ist ein zusätzliches Tool erforderlich.
• ❌ Preis-Leistung teilweise fragwürdig: Einzelne Funktionen sind nur in teureren Tarifen oder gegen Aufpreis verfügbar.
• ❌ Support-Qualität schwankend: Antwortzeiten und Kompetenz der Ansprechpartner werden uneinheitlich bewertet.
• ❌ Lernkurve bei der Einrichtung: Die Ersteinrichtung ist aufwendig und erfordert ERP-Grundverständnis.
• ❌ Preismodell-Änderungen: Wiederholte Anpassungen der Tarifstruktur verunsichern Bestandskunden.

Für wen ist Xentral geeignet?

Gut geeignet für:

• D2C-Brands und E-Commerce-Unternehmen mit eigenem Versand
• Startups und Scale-ups, die manuelle Prozesse automatisieren wollen
• Unternehmen mit Multi-Channel-Vertrieb (eigener Shop + Marktplätze)
• Teams mit 5 bis 200 Mitarbeitern, die ein schlankes ERP suchen

Weniger geeignet für:

• Unternehmen mit komplexer Fertigung oder mehrstufiger Produktionsplanung
• Betriebe, die eine vollständige Finanzbuchhaltung im ERP abbilden wollen
• Dienstleistungsunternehmen ohne Warenwirtschaftsbedarf
• Organisationen mit sehr begrenztem Budget (unter 100 €/Monat für ERP)

Alternativen zu Xentral

Fazit & Bewertung

Xentral ist ein ERP-System, das genau weiss, was es sein will: eine schlanke, cloud-native Operations-Plattform für wachstumsstarke E-Commerce-Unternehmen. In diesem Segment liefert es -- insbesondere bei Fulfillment, Auftragsautomatisierung und Multichannel-Anbindung -- überzeugende Ergebnisse.

Gleichzeitig sollten Interessenten die Limitierungen realistisch einschätzen. Die Buchhaltung bleibt oberflächlich, die Produktionsfunktionen decken nur einfache Szenarien ab und das Preis-Leistungs-Verhältnis steht bei einzelnen Tarif-Features in der Kritik. Hinzu kommt ein Support, der nach dem rasanten Unternehmenswachstum noch nicht durchgehend auf dem Niveau angekommen ist, das Kunden erwarten dürfen.

Wer ein Lean-ERP für den E-Commerce-Alltag sucht und bereit ist, für Buchhaltung und ggf. Produktion ergänzende Tools einzusetzen, findet in Xentral eine leistungsfähige Lösung. Für Unternehmen mit anderen Schwerpunkten lohnt sich der Blick auf die genannten Alternativen.

Gesamtbewertung: 3,5 von 5 Sternen

Häufige Fragen (FAQ)

Was kostet Xentral?

Xentral startet ab 65 Euro pro Monat im Starter-Tarif. Der Business-Tarif beginnt ab 249 Euro monatlich. Enterprise-Preise werden individuell verhandelt. Zusätzliche Kosten können für Onboarding, weitere Benutzer und bestimmte Module anfallen.

Ist Xentral DSGVO-konform?

Ja. Xentral hostet seine Server in Deutschland und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird bereitgestellt.

Kann Xentral meine Buchhaltung ersetzen?

Nur bedingt. Xentral bietet Grundfunktionen wie Rechnungsstellung, Gutschriften und eine DATEV-Schnittstelle. Für die vollständige Finanzbuchhaltung benötigen Sie ein ergänzendes Tool wie DATEV, sevDesk oder lexoffice.

Wie lange dauert die Einrichtung von Xentral?

Je nach Komplexität sollten Sie zwei bis sechs Wochen einplanen. Die reine technische Einrichtung geht schnell, aber die saubere Konfiguration von Artikeldaten, Lagerprozessen und Automatisierungen erfordert sorgfältige Planung.

Gibt es eine kostenlose Testversion?

Ja. Xentral bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase an. Eine Kreditkarte ist für die Anmeldung nicht erforderlich.

Für welche Branchen eignet sich Xentral besonders?

Xentral ist besonders stark im E-Commerce, bei D2C-Marken und im Online-Handel mit physischen Produkten. Unternehmen mit Fulfillment-Bedarf und Multi-Channel-Vertrieb profitieren am meisten von den Kernfunktionen.