Pipedrive: Der Vertriebs-Spezialist im Check

Pipedrive gehört zu den bekanntesten CRM-Systemen weltweit – und das aus gutem Grund. Die Plattform wurde von Vertrieblern für Vertriebler entwickelt und setzt konsequent auf eine visuelle Pipeline-Steuerung, die den gesamten Verkaufsprozess abbildet. Doch wie schlägt sich das Tool im Alltag kleiner und mittelständischer Unternehmen? In diesem TOOL-CHECK nehmen wir Pipedrive objektiv unter die Lupe.

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Kurzfazit

Pipedrive ist ein hervorragendes CRM für vertriebsorientierte KMU, die eine intuitive und visuell ansprechende Lösung suchen. Die Pipeline-Ansicht ist branchenführend, die Bedienung auch ohne technisches Vorwissen schnell erlernbar. Wer allerdings umfangreiche Marketing-Automation oder tiefgreifende Reporting-Funktionen benötigt, stößt in den günstigeren Tarifen an Grenzen. Für reine Vertriebsteams mit klarem Fokus auf Deal-Management bietet Pipedrive ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Über Pipedrive

Pipedrive wurde 2010 in Tallinn, Estland, gegründet – von einem Team aus erfahrenen Vertriebsprofis, die mit den damals verfügbaren CRM-Systemen unzufrieden waren. Die Gründer Timo Rein, Urmas Purde, Martin Henk, Ragnar Sass und Martin Tajur verfolgten eine klare Vision: Ein CRM zu entwickeln, das sich konsequent an den Bedürfnissen von Verkäufern orientiert, statt diese mit unnötiger Komplexität zu überfordern.

Heute nutzen nach Unternehmensangaben über 100.000 Unternehmen in mehr als 175 Ländern die Plattform. Der Hauptsitz befindet sich weiterhin in Tallinn, mit weiteren Büros in den USA, Großbritannien, Portugal und weiteren Standorten. 2020 wurde Pipedrive von Vista Equity Partners übernommen, was dem Unternehmen weiteres Wachstumskapital verschaffte.

Die Kernphilosophie von Pipedrive hat sich seit der Gründung nicht verändert: Vertrieb soll aktivitätsbasiert gesteuert werden. Statt sich auf Ergebnisse zu fixieren, die Verkäufer nur bedingt kontrollieren können, lenkt Pipedrive den Fokus auf die einzelnen Schritte im Verkaufsprozess – die sogenannten Aktivitäten. Dieser Ansatz spiegelt sich in der gesamten Produktarchitektur wider.

Funktionsumfang

Pipeline-Visualisierung – ⭐ 4.8/5

Die Pipeline-Ansicht ist das Herzstück von Pipedrive und zugleich dessen größte Stärke. Deals werden als Karten auf einem Kanban-Board dargestellt und lassen sich per Drag-and-Drop durch die einzelnen Verkaufsphasen bewegen. Die Darstellung ist klar, übersichtlich und liefert auf einen Blick den Status aller laufenden Geschäfte.

Sie können mehrere Pipelines für unterschiedliche Produkte, Teams oder Vertriebskanäle anlegen. Jede Phase lässt sich individuell benennen und mit Wahrscheinlichkeitswerten versehen, die in die Umsatzprognose einfließen. Farbliche Markierungen zeigen an, wenn Deals ins Stocken geraten – ein praktisches Detail, das im Alltag hilft, keine Gelegenheit zu verpassen.

Im direkten Vergleich mit Wettbewerbern bietet Pipedrive hier eine der besten Umsetzungen am Markt. Die Visualisierung ist nicht nur hübsch, sondern tatsächlich funktional durchdacht.

Automatisierungen – ⭐ 4.0/5

Pipedrive bietet einen Workflow-Automation-Builder, mit dem sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren lassen. Beispiele sind das automatische Erstellen von Aktivitäten beim Phasenwechsel, E-Mail-Versand bei bestimmten Triggern oder die Zuweisung von Deals an Teammitglieder nach definierten Regeln.

Die Automatisierungen sind solide, aber nicht auf dem Niveau spezialisierter Marketing-Automation-Tools. Im Essential-Tarif stehen Ihnen keine Automatisierungen zur Verfügung – diese Funktion ist erst ab dem Advanced-Tarif enthalten. Die Anzahl der aktiven Workflows ist zudem je nach Tarif begrenzt, was bei wachsenden Teams zum Engpass werden kann.

Positiv fällt auf, dass die Einrichtung auch ohne technische Kenntnisse möglich ist. Der visuelle Editor führt Schritt für Schritt durch den Prozess.

Reporting & Analytics – ⭐ 3.5/5

Das Reporting gehört zu den Bereichen, in denen Pipedrive Verbesserungspotenzial hat – insbesondere in den günstigeren Tarifen. Im Essential-Plan sind die Auswertungsmöglichkeiten stark eingeschränkt. Erst ab dem Professional-Tarif erhalten Sie Zugang zu benutzerdefinierten Berichten und tiefergehenden Analysen.

Die verfügbaren Standard-Reports umfassen Umsatzprognosen, Aktivitätsberichte, Deal-Conversion-Raten und Leistungsvergleiche zwischen Teammitgliedern. Für viele KMU reicht das aus. Wer jedoch komplexe, mehrdimensionale Auswertungen benötigt oder Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen möchte, wird auf externe BI-Tools wie Google Data Studio oder Tableau zurückgreifen müssen.

Das Dashboard lässt sich individuell konfigurieren, allerdings sind die Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu Salesforce oder HubSpot eher begrenzt.

E-Mail-Integration – ⭐ 4.2/5

Pipedrive bietet eine bidirektionale E-Mail-Synchronisation mit gängigen E-Mail-Anbietern wie Gmail, Outlook und anderen IMAP-kompatiblen Diensten. E-Mails werden automatisch den entsprechenden Kontakten und Deals zugeordnet, was die Nachverfolgung erheblich erleichtert.

Ab dem Advanced-Tarif stehen Ihnen zusätzlich E-Mail-Vorlagen, Massen-E-Mails und eine Öffnungs- sowie Klick-Tracking-Funktion zur Verfügung. Die Funktionalität ist zweckmäßig und für den Vertriebsalltag gut geeignet, ersetzt jedoch kein vollwertiges E-Mail-Marketing-Tool.

KI-Funktionen – ⭐ 3.8/5

Pipedrive hat in den vergangenen Jahren verstärkt auf KI-gestützte Funktionen gesetzt. Der „AI Sales Assistant" analysiert Vertriebsdaten und gibt proaktiv Empfehlungen – etwa welche Deals Aufmerksamkeit benötigen oder wo ungenutzte Potenziale liegen. Zudem gibt es KI-basierte E-Mail-Zusammenfassungen und Vorschläge für nächste Schritte.

Die Funktionen sind nützlich, stehen aber teilweise nur in höheren Tarifen zur Verfügung. Im Vergleich zu den KI-Features größerer Plattformen wie Salesforce Einstein ist der Funktionsumfang noch überschaubar, aber für KMU durchaus praxistauglich.

Benutzerfreundlichkeit – ⭐ 4.7/5

Hier spielt Pipedrive seine vielleicht größte Stärke aus. Die Benutzeroberfläche ist modern, aufgeräumt und intuitiv. Selbst Mitarbeitende ohne CRM-Erfahrung finden sich in der Regel innerhalb weniger Stunden zurecht – ein nicht zu unterschätzender Vorteil, wenn Sie bedenken, dass die Akzeptanz im Team über Erfolg oder Scheitern einer CRM-Einführung entscheiden kann.

Die Navigation ist logisch strukturiert: Deals, Kontakte, Aktivitäten, E-Mail und Berichte sind über die Hauptnavigation jederzeit erreichbar. Die Suchfunktion arbeitet schnell und zuverlässig. Mobile Apps für iOS und Android erweitern die Nutzung auf Smartphones und Tablets, wobei die mobilen Versionen funktional leicht eingeschränkt sind, aber alle wesentlichen Vertriebsaufgaben abdecken.

Die Ersteinrichtung gelingt ebenfalls unkompliziert. Ein Einrichtungsassistent führt durch die wichtigsten Schritte, und der Datenimport aus CSV-Dateien oder anderen CRM-Systemen funktioniert in den meisten Fällen reibungslos. Für die vollständige Konfiguration inklusive individueller Felder und Automatisierungen sollten Sie dennoch einige Tage einplanen.

Integrationen & Schnittstellen

Pipedrive bietet über 400 Integrationen im eigenen Marketplace. Zu den wichtigsten gehören:

• Kommunikation: Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet
• E-Mail-Marketing: Mailchimp, ActiveCampaign, Lemlist
• Buchhaltung: Xero, QuickBooks, sevDesk, lexoffice
• Projektmanagement: Trello, Asana, Monday.com
• Telefonie: Aircall, JustCall, RingCentral
• Formulare & Lead-Generierung: Webformulare (nativ), Typeform, Leadfeeder
• Zapier & Make: Für individuelle Automatisierungen mit hunderten weiteren Tools

Die REST-API ist gut dokumentiert und ermöglicht Entwicklern, eigene Integrationen zu erstellen. Für die meisten KMU dürften die vorhandenen Standard-Integrationen ausreichen. Einzig bei spezifischen deutschen Branchenlösungen kann die Auswahl dünner ausfallen als bei lokal stärker verankerten Anbietern.

Preise & Tarife

Pipedrive bietet fünf Preisstufen an (Preise bei jährlicher Zahlung, Stand 2025):

Wichtig zu wissen: Bei monatlicher Zahlung liegen die Preise deutlich höher – teils bis zu 40 % über den Jahrespreisen. Alle Tarife beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkartenpflicht.

Für kleine Vertriebsteams (2–5 Personen) bietet der Advanced-Tarif das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, da er die wichtigsten Automatisierungsfunktionen und E-Mail-Features enthält. Der Essential-Tarif eignet sich als Einstieg für Einzelunternehmer oder sehr kleine Teams, die primär die Pipeline-Ansicht nutzen möchten.

Zusätzlich bietet Pipedrive kostenpflichtige Add-ons an, darunter LeadBooster (Chatbot und Webformulare, ab 33 €/Monat), Smart Docs (Dokumenten-Tracking, ab 33 €/Monat), Campaigns (E-Mail-Marketing, ab 13 €/Monat) und Projects (Projektmanagement, ab 7 €/Monat). Diese können die Gesamtkosten spürbar erhöhen.

Support & Service

Pipedrive bietet Support in mehreren Sprachen, darunter Deutsch. Die verfügbaren Kanäle variieren je nach Tarif:

• Alle Tarife: E-Mail-Support, Wissensdatenbank, Community-Forum, Chatbot
• Ab Power: Telefon-Support
• Enterprise: Dedizierter Account Manager, bevorzugter Support

Die Wissensdatenbank ist umfangreich, gut strukturiert und deckt die meisten Fragestellungen ab. Videoanleitungen und die Pipedrive Academy ergänzen das Angebot sinnvoll. Die Reaktionszeiten im E-Mail-Support liegen nach unserer Erfahrung und Nutzerfeedbacks zwischen einigen Stunden und einem Werktag – für ein Tool in dieser Preisklasse akzeptabel, aber nicht herausragend.

Ein Kritikpunkt: Telefonischer Support ist erst ab dem Power-Tarif verfügbar. Für KMU, die auf schnelle telefonische Hilfe angewiesen sind, kann das ein Entscheidungsfaktor sein.

Stärken & Schwächen

Stärken

1. Hervorragende Benutzerfreundlichkeit – Die intuitive Oberfläche sorgt für eine hohe Akzeptanz im Team und eine kurze Einarbeitungszeit. Pipedrive gilt zurecht als eines der am einfachsten zu bedienenden CRM-Systeme.

2. Branchenführende Pipeline-Visualisierung – Die visuelle Darstellung des Verkaufsprozesses ist durchdacht, funktional und macht die tägliche Arbeit im Vertrieb effizienter.

3. Schnelle Einrichtung – Im Vergleich zu komplexeren CRM-Systemen wie Salesforce ist Pipedrive in wenigen Stunden einsatzbereit. Der Einrichtungsassistent und die Import-Funktionen unterstützen den Prozess.

4. Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis im Einstiegsbereich – Mit 14 € pro User und Monat bietet Pipedrive einen niedrigschwelligen Einstieg, der besonders für kleine Teams attraktiv ist.

5. Starke mobile App – Die mobilen Anwendungen für iOS und Android sind funktional und ermöglichen Vertriebsmitarbeitenden auch unterwegs produktives Arbeiten.

Schwächen

1. Keine integrierte Marketing-Automation – Pipedrive ist ein reines Vertriebs-CRM. Für E-Mail-Marketing, Lead-Nurturing oder Social-Media-Integration benötigen Sie entweder kostenpflichtige Add-ons oder externe Tools. Anbieter wie HubSpot bieten hier deutlich mehr aus einer Hand.

2. Eingeschränktes Reporting in günstigeren Tarifen – Benutzerdefinierte Berichte und tiefergehende Analysen sind erst ab dem Professional-Tarif (49 €/User/Monat) verfügbar. Für datengetriebene Unternehmen kann das ein echtes Hindernis sein.

3. Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten – Im Vergleich zu Salesforce oder Zoho CRM sind die Möglichkeiten zur individuellen Anpassung von Feldern, Layouts und Prozessen eingeschränkt. Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen stoßen hier an Grenzen.

4. Add-on-Kosten können sich summieren – Wer Funktionen wie LeadBooster, Smart Docs oder Campaigns nutzen möchte, muss mit erheblichen Zusatzkosten rechnen. Die tatsächlichen monatlichen Kosten liegen dann deutlich über dem beworbenen Einstiegspreis.

5. Telefon-Support erst ab Power-Tarif – Der fehlende telefonische Support in den günstigeren Tarifen ist für viele KMU-Entscheider ein Nachteil, insbesondere wenn technische Probleme schnell gelöst werden müssen.

Für wen ist Pipedrive geeignet?

Gut geeignet für:

• Vertriebsteams in KMU (5–50 Mitarbeitende), die ein unkompliziertes, visuelles CRM suchen
• Unternehmen mit klar strukturierten Verkaufsprozessen, die von der Pipeline-Ansicht profitieren
• Sales-Teams, die schnell starten wollen, ohne wochen- oder monatelange Implementierungsprojekte
• B2B-Unternehmen mit überschaubarer Lead-Anzahl und Fokus auf persönlichen Vertrieb
• Startups und wachsende Unternehmen, die eine skalierbare Lösung suchen

Weniger geeignet für:

• Unternehmen, die Marketing und Vertrieb in einem Tool vereinen möchten – hier bieten HubSpot oder ActiveCampaign mehr Funktionalität
• Große Vertriebsorganisationen (100+ User) mit komplexen Genehmigungsprozessen und Hierarchien – Salesforce ist hier die bessere Wahl
• Unternehmen mit starkem Fokus auf Kundenservice und Support – Pipedrive bietet keine integrierten Ticketing- oder Helpdesk-Funktionen
• Organisationen mit umfangreichen Reporting-Anforderungen, die regelmäßig komplexe, individuelle Auswertungen benötigen
• Einzelhändler oder B2C-Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen und kurzen Verkaufszyklen

Alternativen zu Pipedrive

HubSpot CRM ist der stärkste Wettbewerber für KMU, die über den reinen Vertrieb hinaus auch Marketing-Funktionen benötigen. Der kostenlose Einstieg ist attraktiv, allerdings steigen die Kosten bei wachsendem Funktionsbedarf schnell an.

Salesforce spielt in einer anderen Liga und ist für die meisten KMU überdimensioniert. Nur wenn Sie absehbar auf über 100 User skalieren oder hochkomplexe Prozesse abbilden müssen, lohnt sich der Aufwand.

Zoho CRM bietet zum ähnlichen Preis mehr Funktionen, ist aber in der Bedienung weniger intuitiv als Pipedrive. Für technisch versierte Teams kann Zoho die bessere Wahl sein.

CentralStationCRM ist eine interessante Alternative für sehr kleine Teams, die Wert auf ein deutsches Produkt legen und keine komplexen Funktionen benötigen.

Fazit & Bewertung

Pipedrive verdient seine Bewertung von 4.3 von 5 Punkten als spezialisiertes Vertriebs-CRM für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Stärken liegen klar in der Benutzerfreundlichkeit, der visuellen Pipeline-Steuerung und dem schnellen Einstieg. Wer ein CRM sucht, das Vertriebsteams tatsächlich gerne nutzen, findet in Pipedrive eine der besten Optionen am Markt.

Die Schwächen – fehlende Marketing-Automation, eingeschränktes Reporting in günstigeren Tarifen und die teils spürbaren Zusatzkosten für Add-ons – sollten Sie bei der Entscheidung jedoch berücksichtigen. Pipedrive ist kein All-in-One-Tool, sondern ein Spezialist. Und als solcher macht es seinen Job sehr gut.

Unsere Empfehlung: Testen Sie Pipedrive 14 Tage kostenlos und prüfen Sie, ob die Pipeline-Ansicht zu Ihrem Verkaufsprozess passt. Für vertriebsorientierte KMU mit 5 bis 50 Mitarbeitenden ist Pipedrive eine der stärksten Optionen im CRM-Markt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist Pipedrive DSGVO-konform?

Ja. Pipedrive bietet die Möglichkeit, Daten auf EU-Servern zu hosten, und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit. Das Unternehmen hat zudem Funktionen zur Datenlöschung und zum Datenexport implementiert, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Dennoch sollten Sie die Konfiguration im Detail prüfen und gegebenenfalls Ihren Datenschutzbeauftragten einbeziehen.

Kann ich Pipedrive mit meinem E-Mail-Programm verbinden?

Ja. Pipedrive unterstützt die bidirektionale Synchronisation mit Gmail, Outlook (Microsoft 365) und anderen IMAP-kompatiblen E-Mail-Diensten. E-Mails werden automatisch den entsprechenden Kontakten zugeordnet. Ab dem Advanced-Tarif stehen zusätzlich E-Mail-Vorlagen und Tracking-Funktionen zur Verfügung.

Wie unterscheidet sich Pipedrive von HubSpot?

Pipedrive ist ein spezialisiertes Vertriebs-CRM mit Fokus auf Pipeline-Management. HubSpot bietet zusätzlich integrierte Marketing-, Service- und Content-Management-Funktionen. Für reine Vertriebsteams ist Pipedrive oft die intuitivere und günstigere Wahl. Wenn Sie Marketing und Vertrieb in einer Plattform vereinen möchten, hat HubSpot die Nase vorn.

Gibt es eine kostenlose Version von Pipedrive?

Nein, Pipedrive bietet keine dauerhaft kostenlose Version an. Es gibt jedoch eine 14-tägige kostenlose Testphase, die ohne Kreditkartenangabe genutzt werden kann. Alle Funktionen des gewählten Tarifs stehen in der Testphase uneingeschränkt zur Verfügung.

Eignet sich Pipedrive für Einzelunternehmer?

Grundsätzlich ja, allerdings ist das Tool primär für Teams konzipiert. Einzelunternehmer profitieren vor allem von der Pipeline-Ansicht und der Aktivitätenverwaltung. Wenn Sie als Soloselbstständiger jedoch auch Marketing-Funktionen benötigen, könnte HubSpot mit seinem kostenlosen CRM die wirtschaftlichere Alternative sein.